In een wereld waar afleiding je van alle kanten probeert van je werk af te houden is overzicht de sleutel tot succes in je bedrijf. Dit geldt des te meer voor jou, als virtual assistant, waarbij je hele bedrijf draait om multitasking, organisatie en overzicht houden voor (soms hectische) ondernemers. Daarom hebben we het vandaag eens over Trello:
het visuele organisatieplatform voor allerlei taken, projecten, to-do’s en planningen. Gotta❤️ it! Maar wat maakt Trello zo speciaal? En is het de juiste tool voor VA’s? Daar duik ik tijdens dit blogs eens verder in met je!
Wat is Trello?
Trello is een webbased tool voor projectmanagement en taakbeheer die zich onderscheidt door zijn visuele en intuïtieve interface. Oorspronkelijk geïnspireerd door het Kanban-systeem, een methode die is ontwikkeld door Toyota om de productie-efficiëntie te verhogen, maakt Trello gebruik van een uniek systeem van borden, lijsten en kaarten om taken, projecten en zelfs ideeën te organiseren en te visualiseren.
- Borden: Deze vertegenwoordigen op hoog niveau individuele projecten of thema’s. Of je nu een bord hebt voor een specifiek zakelijk project, een persoonlijke to-do-lijst of zelfs een vakantieplanning, elk bord biedt een aparte ruimte om gerelateerde taken en ideeën te centraliseren.
- Lijsten: Binnen elk bord kun je verschillende lijsten maken die de verschillende stadia of categorieën van je taken vertegenwoordigen. De eenvoudigste indeling kan bestaan uit ‘Te Doen’, ‘Bezig’, en ‘Gedaan’, maar de flexibiliteit van Trello betekent dat je je lijsten kunt aanpassen aan elke workflow of behoefte. Dit zijn de verticale kolommen op je bord.
- Kaarten: Dit zijn de kern van Trello’s organisatorische kracht. Elke taak, idee of notitie wordt een kaart en deze kaarten kunnen worden verplaatst tussen lijsten naarmate hun status of prioriteit verandert. Bovendien kan elke kaart worden uitgebreid met details, zoals beschrijvingen, checklists, bijlagen, labels voor prioritering of categorisering, en zelfs opmerkingen van teamleden.
Voordelen van Trello
Het echte voordeel van Trello ligt in hoe makkelijk alles te bewerken is en de flexibiliteit om het in te richten hoe jij wilt. Of je nu een groot team leidt, een freelancer bent of gewoon je drukke huishouden probeert te organiseren, Trello kan worden aangepast en geschaald om aan die specifieke behoeften te voldoen.<
-
- Visuele Organisatie: Trello’s drag-and-drop interface is meer dan alleen een geinige functie: het geeft je de mogelijkheid om projecten op te delen in een visueel overzicht. Door kaarten naar verschillende lijsten te slepen, kunnen gebruikers intuïtief de voortgang van taken volgen en deze aanpassen. Het kleurcoderingssysteem en de mogelijkheid om bijlagen en afbeeldingen toe te voegen, versterken de visuele ervaring verder, waardoor zelfs de meest uitgebreide projecten gemakkelijk te begrijpen en te beheren zijn. Mijn ervaring is dat ondernemers die erg moeilijk structuur kunnen houden ook blij worden van Trello. Door de kleuren is het makkelijker om te zien wat bij wat hoort en wordt het project gelijk een stuk duidelijker.
- Flexibiliteit: Trello is ontworpen om zowel eenvoudig als veelzijdig te zijn. Of je nu de details van een grote lancering uitwerkt, je bedrijfsdoelen in kaart brengt of een social media planning wilt delen met je klant, Trello’s structuur is flexibel genoeg om aangepast te worden aan elk scenario. Door te werken met aangepaste labels, checklists en Power-Ups, kan elke gebruiker Trello vormgeven naar zijn unieke behoeften.
- Samenwerking: Trello is echt ge-ni-aal als het gaat om samenwerken met anderen. Door leden / gebruikers aan specifieke kaarten en borden toe te voegen, creëer je een realtime, samenwerkingsomgeving. Teamleden kunnen opmerkingen plaatsen, bijlagen delen en wijzigingen aanbrengen die onmiddellijk zichtbaar zijn voor alle andere leden. Dit voorkomt gedoe, die vaak voorkomt wanneer je heen en weer zit te mailen en het scheelt écht zeeën van tijd.
- Integraties: Eén van Trello’s grootste krachten is het vermogen om te integreren met tal van andere tools en platforms. Door Power-Ups te activeren, kunnen gebruikers hun Trello-ervaring nog chiller maken en uitbreiden met functies van tools zoals Google Drive, Zapier, Gmail etc. Je kan extra functies toevoegen, bijvoorbeeld notificaties via WhatsApp of timers als je gewoon duidelijk wil laten zien dat die taak een deadline heeft. Deze integraties zorgen voor een naadloze workflow, waarbij alle essentiële hulpmiddelen binnen handbereik zijn.
- Toegankelijkheid: Met de flexibiliteit om overal te werken, is mobiele toegankelijkheid cruciaal. Daarom heeft Trello zowel desktop- als mobiele apps. Of je nu op kantoor bent of ergens anders, je projecten zijn altijd maar een klik verwijderd, wat zorgt voor naadloos beheer en snelle updates
Nadelen van Trello
Niet supergeschikt voor hele grote projecten: Voor grote projecten met honderden kaarten kan Trello enigszins overweldigend zijn. Ik vind zelf Trello het prettigst werken als al mijn kolommen of lijsten op mijn desktop scherm passen en ik niet horizontaal hoef te scrollen.
Wil je meer of spannende functies? Dan is het vaak betalen: 
Hoewel Trello geweldig is voor veel taken, hebben sommige geavanceerde functies een premium abonnement nodig of zijn ze helemaal (nog) niet beschikbaar. Ik denk zelf dat je voor veelvoorkomende taken van VA’s niet direct tegen deze beperkingen aan gaat lopen, maar als je een groot, ingewikkled project hebt is het raadzaam om even te checken of je in Trello alles gaat vinden dat je nodig hebt.
Waarom is Trello Handig voor VA’s?
Als Virtual Assistant weet je hoe cruciaal overzicht en organisatie is. Met Trello heb je goud in handen. Elk bord kan voor een cliënt staan, zo hou je alles netjes op één plek. Geef je cliënten toegang, en voilà: transparantie en directe updates. Dankzij Trello’s kalender en herinneringen is een deadline missen verleden tijd. En het visuele overzicht? Dat helpt je bij het snel inschatten en prioriteren van je taken.
Wij zijn dus fan van Trello!
Je hebt kunnen lezen dat Trello meer is dan zomaar een projectmanagementtool: het is een verlengstuk van jouw organisatievermogen. En onthoud: zoals bij elke tool draait het allemaal om hoe je het gebruikt. Dus duik erin, pas het aan jouw stijl aan en zie je productiviteit naar nieuwe hoogten stijgen!